Les bonnes pratiques RH qui aident à rebondir lors du confinement

Comment mettre en place des bonnes pratiques de la communication digitale dans un contexte de travail à distance?

Recueillir les bonnes pratiques pour mieux rebondir ! Avec Niaouli, Effency et Thank you and welcome nous avons décidé de nous lancer dans une folle aventure : recueillir toutes les bonnes pratiques RH pour mieux rebondir et les partager en podcast sur une chaine youtube dédiée : Rebonds RH. Vous pouvez également retrouver la mosaïque de nos interviews juste ici.

C’est dans ce contexte que nous avons tendu notre micro à Olivia Lafond, responsable RH à SNCF Réseaux.  Elle gère un périmètre de plus de 1500 collaborateurs et est soutenue par une équipe de 20 personnes réparties sur 3 ou 4 sites. Il est important de souligner qu’avant la crise sanitaire, la culture de base au sein de SNCF Réseaux était plus une une culture d’échange oral en présentiel. Découvrez comment ils se sont adaptés aux circonstances. 

La communication digitale au coeur de la vie en entreprise 

Des canaux de communication pour garder le lien 

Olivia nous partage les moyens de communication qu’ils ont dû repenser et mettre en place pour s’adapter à la situation. Cela a favorisé l’institution de bonnes pratiques digitales.   

De plus, il était important de garder le lien avec les collaborateurs et de s’assurer que la relation ne se résume pas qu’au travail. C’est pourquoi, un groupe Whatsapp a été créé.  

“Il y a eu un premier travail au niveau de la perception des collaborateurs, dont certains n’avaient pas l’application, qui ont dû le télécharger et ont été accompagnés dans la formation de l’utilisation de l’application” nous explique Olivia. 

L’application conversationnelle n’a pas vocation à remplacer la communication traditionnelle tels que les mails, Teams etc. Elle apporte un canal de communication complémentaire. Les points positifs ont été la diffusion d’informations en temps réel ainsi qu’une amélioration de la création et maintien de liens entre les responsables et les collaborateurs, avec une forme de communication plus directe et plus spontanée. Parmi les bonnes pratiques possibles, celle-ci, utilisée par de nombreuses entreprises, a contribué  à l’évolution de la communication interne.

Les réunions sur Teams sont revisitées 

Avec une fréquence de réunions par semaine pour un collectif de 20 personnes, les réunions en présentiel ne facilitaient pas la prise de parole et les temps de réunions étaient longs.

Le passage aux réunions en distanciel a initié un nouveau dynamisme aux réunions hebdomadaires. Elles sont plus courtes, 30 minutes maximum. Elles abordent la déclinaison des grandes directives. De plus, les collaborateurs participent plus et posent des questions favorisant une communication plus directe, plus vive. Travailler à trouver l’équilibre entre l’informel et le formel ainsi que mettre une touche d’humour ont favorisé une meilleure communication. Avec le vent de la digitalisation, c’est un travail permanent de veiller à équilibrer les formats informels et formels ainsi que maintenir un certain dynamisme.

Animation d’une réunion    

La digitalisation des réunions a mis en lumière de nouveaux questionnements. Comment animer une réunion lorsque l’on ne voit ni n’entend ses interlocuteurs ? Micro et/ou caméra coupés soulignent parfois la réticence des collaborateurs qui voient l’utilisation de la caméra comme une intrusion. 

Olivia nous explique leur volonté de respecter les souhaits des collaborateurs en n’imposant pas l’usage de la vidéo et la réglementation en vigueur. Elle nous évoque ainsi son ressenti qu’en tant qu’animatrice de réunion, elle se prête à un exercice d’un “one-man show devant une salle vide”.  

Les réunions régulières nécessitent d’innover, de faire face au besoin de nouveauté, d’être créatif afin de garder la motivation des collaborateurs et développer la communication interne.

Conclusion 

Pour finir, Olivia nous fait part des observations suivantes. Il est important de s’approprier le format numérique et ses codes. Autrement dit, il est important de ne pas s’évertuer à appliquer les pratiques des réunions en présentiel à celles en distanciel.   

Retrouvez l’interview complète d’Olivia sur notre page Youtube Rebonds RH :  https://youtu.be/NucW2gJXJFg

N’hésitez pas à nous contacter si vous êtes intéressés pour nous faire part de vos bonnes  pratiques qui vous ont permises de rebondir depuis le confinement.